Организация рабочего процесса юрфирмы

[RuslanKh]

Добрый день, в последнее время очень много работы, куча дел.
Задался вопросом, каким образом можно организовать работу, то есть ведение дел, чтобы было удобно и эффективно, не теряя времени на рыскание между делами. Не успеваю, берешься за одно тут же прилетает что то другое))
Искал организацию рабочего процесса юрфирм США -у них все же опыта больше, но не нашел. Придумывать велосипед не хочется
У кого какие мысли -делитесь

 

[Наталья Баланюк]

RuslanKh, ну скажем так - проблема биллинга не новая проблема))))))
Обычно есть три варианта решения юрфирмами проблемы учета рабочего времени своих юристов и выставления счетов клиентам.
Первый путь — разработка системы собственными силами на основе офисных программ и средств операционных систем, входящих в базовую поставку. Это характерно для предприятий в начале своего развития или для малого бизнеса. Но при усложнении бизнеса, а соответственно, и при усложнении структуры информационных процессов этого становится недостаточно. В некоторых случаях при росте бизнеса компании продолжают разработку системы собственными силами, но это очень трудоемкий и дорогостоящий процесс, при котором велики риски неудачного внедрения и системных ошибок.
Второй путь — приобретение универсальной системы класса ERP (планирование ресурсов предприятия) или пакета прикладных программ. Например, системы управления задачами и учета рабочего времени. Более развитые компании внедряют также и CRM-системы для управления маркетингом и продажами. Здесь предприниматели могут столкнуться с проблемой несоответствия предлагаемых универсальных пакетов особенностям своей деятельности. Тем не менее, решение о приобретении универсальной системы позволяет относительно небольшими средствами решить многие проблемы, связанные с информационным обслуживанием бизнеса.
Третий путь заключается в делегировании функций и полномочий по внедрению информационных технологий внешним организациям (аутсорсинг). Этот подход характерен для крупных предприятий.

 

[Александр2]

Чтобы сократить время на поиски базы данных и т. д. - нужно максимально компьютеризовать рабочий процесс. Ведь куда быстрее и удобнее набрать в поиске номер дела или фамилию и найти человека. Или же вручную перерывать папки и архивы.. Затем рабочий процесс поделить на этапы. Например, с утра собирать собрание с коллегами, рассматривать дела и распределять их по юристам. Так каждый человек будет внимательно изучать индивидуальные детали своего клиента.

 

[Анатолий Дарчиев]

Хорошо когда есть между кем распределять. А что делать тем у кого такой возможности? Здесь два варианта. Либо нанять секретаря-делопроизводителя, который будет поддерживать в порядке канцелярию, либо попросту не брать в работу сразу несколько дел, если не уверен, что успеешь и там и тут..

 

[ЕвгенийШ.]

Для юриста-одиночки, несомненно, кроме полной компьютеризации процесса, необходима и парочка помощников. Кто-то должен отвечать на звонки, принимать случайных посетителей (раз-два натолкнувшись на запертую дверь, клиенты исчезнут безвозвратно), кто-то должен бегать по мелочным "карманным" делам вроде регистраций фирм, получения выписок и всего такого прочего. Накладно? А что поделать...

 

[Судакова Алена]

не берите на себя больше,чем можете сделать.Лучше качественно выполнить пару работ,чем не доделать толком ни одной. Рассчитайте сколько в день можете принять граждан,сколько исков напечатать,в какие дни судебные заседания и т.д. Создайте базу дел,чтобы легче искать было,некоторые вопросы граждан могут ведь совпадать.Найдите помощника,который элементарно примет граждан и разберет документы.

 

[Stefan]

У каждого специалиста есть придел возможностей. Кто-то может сразу пять дел вести, а кому-то и с одним процессом тяжело справляться. Для каждого надо подбирать индивидуальную нагрузку. Тогда и результат выполняемой работы будет адекватным. Для успеха, необходимо соблюдать простое правило: "важно не количество, а качество".

 

[Анатолий Дарчиев]

Если об этом зашла речь, то и понятие качества работы у каждого свое. Положительные рекомендации клиентов, хорошая реклама и большое желание работать и есть залог успеха для начинающего специалиста. Так же важно и понимание того, что и "Москва не сразу строилась".

 

[Алексей Забазнов]

Уважаемые коллеги, прописываете ли вы в договорах с доверителями право консультанта на использование материалов дела (без указания персональных данных) в научных и учебных целях? Я такое видел в медицинских договорах и перенял; по-моему, вполне разумное условие.

 

[Stefan]

Недавно сам столкнулся с катастрофической нехваткой времени. Именно сейчас понял, что самое эффективное решение проблемы качественной организации работы при большом количестве клиентов - это привлечение дополнительного трудового резерва! Адвокат может нанять себе помощника, который будет заниматься текущими делами небольшой сложности. А вот юридической фирме уже придется выходить на новый уровень и расширять штат персонала.

 

[Генрих Давидович Кунц]

При этом крайне важно уметь распределять обязанности. Хотя бы один делопроизводитель (не юрист) специалисту необходим, т.к. очень много времени уходит на побочные действия, тогда как само дело не терпит отлагательств.

 

[Stefan]

При этом крайне важно уметь распределять обязанности. Хотя бы один делопроизводитель (не юрист) специалисту необходим, т.к. очень много времени уходит на побочные действия, тогда как само дело не терпит отлагательств.

Согласен, но думаю, что делопроизводство можно поручить секретарю-референту, который будет принимать звонки, заниматься записью клиентов. Пару помощников будут отвечать за составление элементарных документов, заявлений, жалоб и прочих обращений в государственные органы. Руководитель же занимается представительством интересов клиентов в суде, готовит основную документацию по текущим делам, проводит юридические консультации.

 

[Николай Елисеев]

При этом крайне важно уметь распределять обязанности. Хотя бы один делопроизводитель (не юрист) специалисту необходим, т.к. очень много времени уходит на побочные действия, тогда как само дело не терпит отлагательств.

Не только много времени - это ещё и очень хлопотно. Я знаю людей, которые в начале деятельности пытаются быть человеком-оркестром - делать всё и сразу. В итоге они когда идут с семьёй в Ашан, например, болтают о работе по телефону - в близкие ворчат, и в голове получается каша.

 

[Алексей Петренко]

Если действительно не хватает времени, значит доходы должны позволять нанять помощников, специалистов, которые будут выполнять отдельные поручения. В целом технологии не стоят на месте и ту же самую выписку из ЕГРП можно получить не выходя из кабинета, имея интернет и электронно-цифровую подпись.

 

[JuliaMSLA]

Собственно, по организации добавлю лишь несколько пунктов.
Работая в иностранном представительстве, я научилась четкому процессу менеджмента:
1. Автоматизировать всё (даже календарь)
2. Делегировать часть (корреспонденцию, звонки, почту, выписки, ксерокс - всю техническую часть)
3. Разработать максимум шаблонов
4. Ставить deadline и соблюдать его всегда
5. Жить работой

 

[Николай Елисеев]

5. Жить работой

Хм, я привык как-то наоборот. Работа - на работе. Точка. Я вышел с работы - и очень желательно о ней забыть и её отключить. Если что-то не успеваю - тогда, конечно, приходится и во внерабочее время на телефоне висеть.
В противном случае можно скорее не жить работой, а наглухо в ней увязнуть.