Делопроизводство и кадровое дело

[I.I.1989]

Умные люди, добрый день! Помогите, пока мы все не передрались в учреждении. В 2009 году было создано муниципальное автономное учреждение и назначен директор. Вопрос в том, где все таки должно храниться личное дело директора? У нас в учреждении или у учредителя? Все кадровые документы ( приказы, дополнительные соглашения, отпуск, материальная помощь и тд. создаются в учреждении), постоянно пересылать учредителю документы, чтобы они подшивались в личное дел, возможности нет. Дело изначально хранилось у учредителя, позже они нам его передали, половина документов прошли мимо дела, учета отпусков не велось, да и откуда бы им знать, что происходит у нас в учреждении. В общем, дело передали нам, а теперь сменился глава и они требуют дело вернуть обратно. Как правильно поступить в данной ситуации?

 

[Михаил Качуков]

Личное дело директора муниципального автономного учреждения (МАУ) должно храниться у учредителя (муниципального образования), поскольку именно учредитель является работодателем для руководителя и заключает с ним трудовой договор.
Согласно Федеральному закону от 03.11.2006 № 174-ФЗ «Об автономных учреждениях» (ст. 13), учредитель назначает руководителя МАУ и прекращает его полномочия, заключая/расторгая трудовой договор, что определяет учредителя как работодателя. Трудовой кодекс РФ (ст. 22, 56) возлагает на работодателя обязанность ведения и хранения кадровых документов, включая личное дело (если оно ведется), поэтому оно хранится в кадровой службе учредителя. Перечень типовых управленческих архивных документов (утв. Росархивом, № 236) устанавливает сроки хранения личных дел работников (50/75 лет), но место хранения — у работодателя
Верните личное дело учредителю, несмотря на предыдущую передачу и пробелы в документах, так как это соответствует законодательству; дополните его копиями кадровых документов из учреждения (приказы, отпуска и т.д.), заверенными учреждением. Ведите дублирующий учет отпусков и документов в учреждении для оперативности (ст. 123 ТК РФ), но оригиналы передавайте учредителю; организуйте электронный обмен документами для избежания потерь. Если учредитель ранее не вел учет, это их ответственность — требуйте официальный запрос с обоснованием. При споре обращайтесь в трудовую инспекцию или суд, ссылаясь на ФЗ-174 и ТК РФ.

 

[Posh]

Ситуация классическая: пришел новый глава, решил «навести порядок» и требует вернуть документы. Ругаться с администрацией не нужно, но и просто так выгрузить им папку «как есть» — это огромная ошибка. Если в деле есть пробелы за прошлые годы, потом обвинят именно ваш отдел кадров.
С юридической точки зрения учредитель — действительно работодатель для директора (ст. 13 ФЗ № 174-ФЗ). Но на практике у вас в учреждении формируется своя кадровая первичка (приказы на отпуска, командировки, матпомощь), которая нужна бухгалтерии для проверок Казначейства и Налоговой.
1.Чтобы не бегать с каждой бумажкой в администрацию, разделяйте личное дело на два уровня:
Что отдать учредителю (Администрации):
Трудовой договор с директором и все доп. соглашения.
Решение/приказ о назначении на должность.
Декларации о доходах и антикоррупционные отчеты.
Заверенные копии ваших приказов (об отпусках, прериях, командировках).
Что ОСТАВИТЬ у себя в учреждении:
Оригиналы внутренних приказов (об отпусках, матпомощи и т.д.). Они созданы у вас и должны подшиваться в вашу номенклатуру дел!
Табели учета рабочего времени и расчетные листы.
2. Как передать дело и не остаться крайними:
Сделайте полную опись (Аудит). Пролистайте дело и перепишите каждый листик
Сделайте сканы всего дела. Оставьте себе полную цифровую копию (или бумажный дубликат) на всякий случай.
Заверьте свои приказы. Извлеките оригиналы ваших приказов по учреждению, положите вместо них копии с печатью «Копия верна».
Передавайте СТРОГО по Акту. Составьте Акт приема-передачи в двух экземплярах с описью. Пусть представитель администрации распишется, что принял дело именно в таком составе и с такими дырами в документах. С этого момента все претензии по «пропавшим документам 2010 года» сняты с вас официально.
3.Проверьте прямо сейчас: кто подписывал директору заявление на отпуск и матпомощь?
Директор не имеет права подписывать отпуск самому себе — это прямой конфликт интересов. Отпуск и любые выплаты ему должен согласовывать либо Наблюдательный совет, либо профильный комитет администрации. Если новый глава затребовал дело, скорее всего, его аудиторы ищут именно эти согласования за прошлые годы.
Резюме:
Не бойтесь отдать папку, бойтесь отдать ее без Акта приема-передачи. Заверьте ваши приказы копиями, оригиналы оставьте в бухгалтерии/кадрах, а администрацию попросите расписаться за каждый листочек. Конфликт исчерпается за один день.